Vergaderen in coronatijd: neem pauze, vergader minder en wees efficiënt

Vergaderen in coronatijd_ neem pauze, vergader minder en lees deze praktische tips

Haperend geluid, blokkerend beeld, collega’s die geheel van het scherm verdwijnen – met de verlengde lockdown blijven de gebreken van vergaderen via Zoom of Teams nog zeker weken, zo niet maanden aan de orde. Voor leidinggevenden – sommigen hebben hun mensen al een jaar niet meer gezien – komen daar ook nieuwe uitdagingen bij. Hoe is hun werk veranderd door de coronacrisis? En hoe stuurt u een team aan via videobellen? Een aantal managers geeft tips.

Kort en bondig

Vergaderingen moeten korter en bondiger, realiseerde Hans van Wijk zich al snel tijdens de eerste lockdown, vorig jaar maart. „In het begin leidde ik wel eens online vergaderingen die drie uur duurden. Nou, dan ben je ruim voor het einde iedereen kwijt”, zegt hij.

Van Wijk is directeur end user management bij IT-bedrijf Centric, dat zo’n drieduizend medewerkers heeft, verdeeld over vijftien locaties in Nederland. Zelf stuurt hij ongeveer zeshonderd werknemers aan. De vergaderingen die hij nu voorzit, zijn teruggebracht tot maximaal vijftig minuten aan één stuk. „Bij langer overleg moet je echt pauzes inbouwen. Anders zie je dat mensen afhaken.”

Sneller to the point

Van Wijk besefte dat voorzitten van een online vergadering extra voorbereiding vereist. Hij bereidt zijn eigen boodschap tekstueel beter voor, maar probeert ook vaker beeldmateriaal, een video of presentatie, te laten zien.

„Vasthouden van aandacht is moeilijker, dus je moet snel to the point komen. Vooraf moet je helder hebben voor jezelf: wat wil ik bereiken en hoe ga ik dat doen?” Waarbij een fysieke bijeenkomst de dynamiek van een groep de koers van een gesprek kan bepalen, heeft een vergadering volgens hem nu meer sturing nodig.

Iedereen camera aan

Ook Clim Parren, hr-directeur bij verzekeraar Aegon in Nederland, merkt dat vergaderingen efficiënter en daardoor sneller zijn. „Maar ik denk dat we daardoor misschien te weinig aandacht hebben gehad voor het persoonlijk welzijn van collega’s”, zegt hij. In een vergadering met meer mensen, zeker via het scherm, vindt Parren het moeilijker in te schatten hoe het met iemand gaat. Eén van de eerste regels die hij instelde: camera’s áán.

Ook stuurt Parren welzijnsenquêtes rond en maakt hij vaker afspraken met kleine groepen werknemers, soms 1-op-1. Niet om over het werk te praten, maar over hoe het met ze gaat en waar ze behoefte aan hebben. „Ik merkte ook dat het via een scherm moeilijk is om je kwetsbaar op te stellen”, zegt hij. „Ik probeer een gesprek te creëren waarin medewerkers durven zeggen hoe ze zich voelen. Bijvoorbeeld door eerst zelf te zeggen hoe ik in mijn vel zit, waar ik mee worstel.”

Persoonlijke gesprekken

Marjan den Braber, directeur van de afdeling Water, Klimaat en Landschap bij Arcadis, vond op de hoogte blijven van de persoonlijke situatie van werknemers de grootste uitdaging. Ze geeft leiding aan ongeveer tweehonderd van de 2.200 medewerkers van het advies- en ingenieursbureau.

Ook zij voert regelmatig videogesprekken met werknemers. Na vakantieperiodes, als projecten zijn afgesloten, of als de overheid nieuwe maatregelen treft. Dat vooral gesprekken over persoonlijk wel en wee nodig zijn, realiseerde ze zich gaandeweg. „Ik dacht na de zomervakantie, toen de regels versoepeld waren: het loopt goed, we gaan er weer voor”, zegt Den Braber. „Maar ik werd snel tot de realiteit geroepen. Een deel van de mensen zag het helemáál niet zitten en zat er juist doorheen.” Sommigen vervelen zich thuis en waren toe aan een nieuwe uitdaging, anderen waren juist uitgeput door extra zorg voor kleine kinderen.

Den Braber denkt dat de verschillen in welzijn van werknemers alleen maar groter zijn geworden. Daarmee rekening houden kost leidinggevenden extra tijd en aandacht. „De hele tijd in gesprek moeten blijven na iedere vakantie of persconferentie van het kabinet, ja, daar ben ik soms moe van. Maar het is wel nodig om medewerkers betrokken te houden.”

Rutger Slump geeft bij management opleidingscentrum De Baak de cursus Leidinggeven op Afstand. Ook hij ziet bij cursisten, managers uit verschillende vakgebieden, dat het werk zelf prima gaat, maar dat problemen die bij mensen thuis spelen moeilijk op tafel komen. Hij geeft leidinggevenden de tip daar in vergaderingen naar te vragen. „Op de vraag ‘hoe gaat het met je’, krijg je vaak algemene antwoorden. Het helpt om de vraag soms wat scherper te maken. Bijvoorbeeld: hoe voel je je? Of: heb je nog energie?”, zegt Slump.

Zelf ook niet makkelijk

Dat is inderdaad extra werk voor leidinggevenden, erkent Slump – terwijl die zelf óók niet altijd in de makkelijkste situatie zitten. „Ik zie in mijn trainingen dat veel mensen er zélf flink doorheen zitten”, zegt Slump. Voor hen heeft hij de tip om sommige taken uit handen te geven en te vertrouwen op de expertise van werknemers. „Laat bijvoorbeeld iemand anders een vergadering leiden, zodat je zelf tijdens een vergadering vragen kunt stellen over het welzijn van collega’s.”

Plan ruimte tussen vergaderingen

Ook Centric-directeur Van Wijk merkt dat thuiswerken zijn eigen welzijn soms in de weg zit. Het belangrijkste advies dat hij voor andere managers heeft: zorg dat de ene vergadering niet naadloos in de andere overgaat. Het voordeel dat bijeenkomsten nu makkelijker tot stand komen, kan zo ook een nadeel worden. „Ik merk bij mezelf en ook andere leidinggevenden dat je makkelijk de ene vergadering na de andere inplant. Vaak over uiteenlopende onderwerpen.”

De ene vergadering mentaal afsluiten en met een nieuwe beginnen wordt daardoor moeilijk, aldus Van Wijk. Terwijl je ook nog eens werk moet doen dat uit zo’n vergadering voortkomt. „Ik ken niemand die met minder werk uit een vergadering komt. Mijn advies is: bouw blokken in je agenda waarin je níét vergadert.”

7 extra tips voor vergaderen op afstand

U las zojuist praktijkverhalen, tips en handvatten van ervaringsdeskundigen. Daarnaast hebben wij nog een aantal extra tips voor u op een rijtje gezet.

  1. Wees kritisch: is die vergadering echt nodig?

De allerbelangrijkste tip is om kritisch te zijn op de vergaderingen die u inplant. Plan alleen een vergadering als er ook daadwerkelijk over iets te vergaderen valt.  

  1. Zorg dat de vergadering niet langer dan 1 uur duurt

Een effectieve vergadering duurt niet langer dan 1 uur. Online vergaderen kost meer energie dan u denkt en dit gaat ten koste van de kwaliteit. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van uw medewerkers, laat staan een meeting van 2 uur of langer.

  1. Kies uw locatie, bijvoorbeeld de natuur

Heeft u een 1-op-1 gesprek? Kies dan eens een andere omgeving. Bijvoorbeeld een wandelvergadering in het bos. Dit kan prima op 1,5 meter. Vergadert u online? Spreek met alle deelnemers af dat ze eens in een andere ruimte in huis gaan zitten dan ze normaal doen. Of zelf gaan wandelen. Goed voor de creativiteit!

  1. Start 5 minuten te vroeg

Net als bij een fysiek overleg, wilt u ook hier dat de bespreking op tijd begint en dat alle betrokkenen tijdig aanwezig zijn. Zorg dus dat u paar minuten eerder inlogt en geef eventueel een inbeltijd en een starttijd. Voorkom dat uw collega’s op u moeten wachten. 

  1. Wees concreet

Kort, korter, kortst. Maak de agenda concreet en beperkt in tijd. Plan eventueel een nieuw overleg later op de dag als u ondertussen zaken hebt uitgewerkt. Sluit ook elk agendapunt af met een samenvatting van de beslissing of de actiepunten.

  1. Maak het interactief en leuk

Maar al te vaak zijn online vergaderingen te zendergericht. Een of meer mensen zijn vooral aan het woord en de rest zit er als toehoorder bij. Dit is niet goed voor de betrokkenheid en waardevolle input wordt gemist, omdat sommigen niet de ruimte krijgen (of nemen) om hun visie te geven. Werk dus met interactieve vormen. U kunt hiervoor apps als Mentimeter en Miro inzetten, maar ook gericht iedereen om input vragen aan de mensen zorgt al voor meer interactie.

  1. Koffiemomentje op afstand

Veel mensen missen het menselijk contact,, echter wil dat niet zeggen dat we geen koffiepraat mogen/kunnen houden. Doordat vergaderen op de inhoud gericht is, missen we de sociale momenten, het menselijke aspect. Tip is om een koffiemoment in te bouwen, samen digitaal lunchen, een sociaal uurtje met een quiz, maar ook persoonlijke één op één-momenten plannen om verbonden met elkaar te blijven.

Heeft u zelf nog handige tips? Of handigheidjes die u toepast? Laat het ons weten en neem contact op met ons.

 

Bron: Flori Hofman – NRC

Menu