* Benoem een minimaal en maximaal aanwezigheidspercentage op kantoor per functie of team. Ontwikkel of gebruik een systeem waarin mensen aangeven wanneer ze op kantoor zijn. Hiermee voorkomt u dat het te druk is op kantoor.

Praktijkvoorbeeld bedrijf P

Het initiatief om gedeeltelijk (maximaal 3 volledige werkdagen per week) ligt bij de werknemer. De leidinggevende beoordeelt of de functie van de werknemer geschikt is om gedeeltelijk vanuit huis uit te oefenen. In  principe kunnen werknemers alleen thuiswerken als de werkzaamheden merendeels met de computer worden verricht, als zelfstandig werken mogelijk is en als veelvuldig overleg of contact met collega’s op de afdeling van de werknemers niet dagelijks noodzakelijk is.

De leidinggevende en de werknemer evalueren eenmaal per kwartaal of het thuiswerken naar tevredenheid van alle partijen verloopt. Hierbij komen naast de kwaliteit van de prestaties van de werknemer en eigen ervaringen, ook de werkomstandigheden en de naleving van de Arboregels aan de orde.

Praktijkvoorbeeld bedrijf Z

De  aard van de werkzaamheden moeten geschikt zijn om op afstand uit te voeren. De leidinggevende bepaalt of de werknemer beschikt over de aard en competenties (gedrag) om op afstand zijn werkzaamheden te verrichten. De werknemer houdt leidinggevende op de hoogte van de SMART geformuleerde doelen en resultaten. De resultaten en kwaliteit van het werken op afstand wordt besproken en vastgelegd in de HR gesprekscyclus.  Voor het structureel thuiswerken wordt een Thuiswerkovereenkomst door werkgever en werknemer ondertekend en opgenomen in het personeelsdossier. De werknemer houdt zich in het bijzonder aan de Bedrijfseigen regeling (BER) “Hoe werken wij, – Huisregels en aan de artikelen in de Thuiswerkovereenkomst. De overeenkomst is voor onbepaalde tijd zonder recht voor onbepaalde tijd. Indien de leidinggevende van mening is dat werken op afstand niet meer van toepassing is, wordt dit vastgelegd in de HR gesprekscyclus en zal de overeenkomst worden ontbonden en uit het personeelsdossier verwijderd.

Dit is nooit een recht, dat moet ook duidelijk zijn voor medewerkers.

Een werkgever mag een aanvraag om thuis te werken alleen afwijzen als dit vanwege bedrijfseconomische redenen niet kan. Bijvoorbeeld wanneer het werk niet thuis gedaan kan worden. Zoals een verpleger in een ziekenhuis, of een productiemedewerker in een fabriek.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
Een werknemer heeft geen wettelijk recht op thuiswerken. In de Wet Flexibel Werken is opgenomen
dat de werknemer bij de werkgever een verzoek kan indienen om thuis te werken. Een werkgever
kan dit verzoek weigeren en hoeft geen beroep te doen op zwaarwegende bedrijfs- en
dienstbelangen. Als je het verzoek tot thuiswerken wilt afwijzen, is het advies om dit schriftelijk vast
te leggen. Als je het verzoek afwijst, mag de werknemer na twaalf maanden opnieuw een verzoek
indienen.

Er is op dit een initiatiefwetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel geeft de
werknemer in beginsel het recht op thuiswerken. Hiervoor wordt de Wet flexibel werken gewijzigd.
In de bij het voorstel behorende Memorie van Toelichting (Kamerstuk 35714, nr. 3) wordt overwogen
dat het welzijn van de werknemer kan verbeteren door (meer) thuis te werken. Op dit moment is het
wachten op het advies van de Raad van State hierover en de reactie van de initiatiefnemers daarop.
Thuiswerken kan een aanvullende arbeidsvoorwaarde worden wanneer de werknemer gedurende
een langere periode op een vaste dag gaat thuiswerken. Dit staat los van of het beleid verplicht of
vrijblijvend is. Als de werkgever met de werknemer heeft afgesproken dat hij/zij thuis kan werken,
dan kan de werkgever deze afspraak niet zomaar wijzigen. De werkgever kan alleen de
arbeidsvoorwaarde eenzijdig wijzigen als de werkgever daar een gerechtvaardigd belang bij heeft.
Werkgever staat thuiswerken binnen kaders toe. Werknemers kunnen geen recht ontlenen aan een
vaste thuiswerkdag. Wanneer dienstbelang het vraagt is een werknemer verplicht om naar kantoor
te komen. Hierbij valt te denken aan gesprekken met collega’s en/of managers, presentaties,
verplichte bedrijfsbijeenkomsten etc.

Ingehuurd of gedetacheerd personeel zal in eerste instantie altijd het werk vanuit kantoor uitvoeren
om hiermee voor deze groep de Arbo-verplichtingen die werkgevers naar werknemers hebben uit te
sluiten. Uiteraard is hierin ook op afspraak maatwerk mogelijk tussen ingehuurde werknemer en
manager.

Praktijkvoorbeeld bedrijf Z

Een werknemer kan een verzoek indienen om elders te werken. De werkgever kan de werknemer verplichten om thuis/elders te werken, in geval van verzuim of in een bijzondere situatie (bijvoorbeeld zoals een pandemie). Werken op afstand op verzoek van de werknemer is mogelijk, maximaal 2 dagen per week. Voor een parttime dienstverband is dit maximaal 40% van de diensttijd. Er wordt dan een tijd en plaats onafhankelijk werken overeenkomst opgesteld. In beginsel kunnen vaste TPOW-dagen afgesproken worden, maar indien het werk dat vereist, dient de werknemer flexibel inzetbaar te zijn. De werknemer informeert zijn leidinggevende en collega’s over zijn/haar bereikbaarheid.

* Leg de functies die in aanmerking komen voor thuiswerken vast in een thuiswerkplan. Het is ook mogelijk een maximum aan het thuiswerken te stellen. Bijvoorbeeld 50% van de werktijd is thuiswerken toegestaan. En zie ook antwoord op vraag 5 onder ‘Gedrag’.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
De werkzaamheden van werknemers zijn bepalend voor de vraag of hybride werken mogelijk is. Voor
veel werkzaamheden zal het mogelijk zijn, maar niet voor alle. Zo kunnen voor parttime werknemers,
werknemers in de buitendienst en het secretariaat andere afspraken gelden. De manager kan ten
aller tijde maatwerkafspraken maken met elke individuele werknemer over de invulling van het
hybride werken.

Praktijkvoorbeeld bedrijf K

Het thuiswerkbeleid is van toepassing op medewerkers die hun werkzaamheden digitaal kunnen verrichten en die voor de uitoefening van de werkzaamheden niet op elk moment fysiek op de reguliere werkplek aanwezig hoeven te zijn.

Bij de beoordeling van een verzoek tot structureel en incidenteel thuiswerken wordt bekeken of de normale bedrijfsvoering en of de functie en de wijze waarop de medewerrker deze functie vervult het

thuiswerken toelaten. Iedereen kan een verzoek indienen voor incidenteel thuiswerken. De leidinggevende beslist vervolgens, voorafgaand aan de datum van ingang, op deze aanvraag. Structureel thuiswerken is

niet mogelijk voor medewerkers die fysiek aanwezig dienen te zijn op de werkplek/locatie. De leidinggevende kan de medewerrker niet verplichten tot thuiswerken, hij zal bij het opstellen van

het rooster zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van de medewerrker. Aan de toestemming voor thuiswerken worden algemene voorwaarden verbonden. Daarnaast kunnen er aanvullende voorwaarden aan alle manieren van thuiswerken worden verbonden. Deze aanvullende voorwaarden worden dan ook opgenomen in de af te sluiten thuiswerkovereenkomst. De toestemming tot structureel en incidenteel thuiswerken wordt telkens voor de duur van één kalenderjaar vastgelegd, tenzij de leidinggevende hierover anders besluit. De medewerker wordt over de beëindiging van de toestemming schriftelijk in kennis gesteld

 Vastleggen van duidelijke afspraken (gewenst resultaat van de te verrichten werkzaamheden en in welk tijdsbestek), sturing en monitoring van de leidinggevende is noodzakelijk.

Dat varieert per bedrijf. Uit eigen onderzoek blijkt dat gemiddeld 53% van de medewerkers geregeld thuis kan werken.

Uit ons eigen onderzoek blijkt dat ongeveer 1/3 van alle medewerkers ook na corona structureel 1 tot 2 dagen per week gaat thuiswerken. Voor zakelijke afspraken geldt als richtlijn dat twee van de drie afspraken digitaal kunnen plaatsvinden.

Denk na over de mogelijkheden voor het spreiden van thuiswerkdagen. Naast afspraken hierover, kan een werkgever het spreiden ook stimuleren door bijvoorbeeld parkeren op vrijdag gratis te maken. Iedere week zou ook een nieuwe planning kunnen worden gemaakt. Voorkom dus zoveel mogelijk vaste thuiswerkdagen.

Zorg voor ook flexibiliteit over de dag. Sta toe dat medewerkers eerst een uur ongestoord thuis e-mail kunnen afhandelen om daarna naar het werk te komen. Dat scheelt veel drukte in de spits op de weg en het openbaar vervoer.

Spreek als stelregel af dat fysieke vergaderingen alleen tussen 10-15 uur plaatsvinden.

Er zijn allerlei handige tools waarin dit eenvoudig en overzichtelijk bijgehouden kan worden. Zie ook het antwoord onder vraag 1 bij Voorzieningen.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
De werknemer die contact heeft met de klant is verplicht om tijdens de afgesproken werktijden
bereikbaar te zijn voor inwoners, klanten, gemeenten, collega’s en andere netwerkpartners en
belanghebbenden via mobiele telefoon, Microsoft Teams en/of via E-mail/Chat.

Om de aanwezigheid op kantoor in goede banen te leiden, wordt er door de procescoördinatoren en
de businesscontroller een werkplekbezetting gemaakt per taakveld. Om niet in de knel te komen met
het aantal beschikbare werkplekken en de dagen waarop werknemers naar kantoor gaan, kan
incidentele afwijking van de planning wel maar alleen in overleg met je procescoördinator of
businesscontroller.

Praktijkvoorbeeld bedrijf K

De medewerker is ook op de thuiswerkdag(en) digitaal en telefonisch bereikbaar. Bij thuiswerken worden de normale werktijden aangehouden, tenzij anders afgestemd met de leidinggevende. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken uren en een goede bereikbaarheid. Afspraken in agenda’s zijn zichtbaar voor collega’s. Agenda’s zijn bijgewerkt en werktijd c.q. vrije tijd is duidelijk vermeld.

Stel parkeerplekken beschikbaar op basis van een puntensysteem, gebaseerd op woon-werkafstand of OV-reistijd. Medewerkers krijgen een x-aantal punten ter beschikking waarmee parkeerplekken te reserveren zijn. Indien er over voldoende punten wordt beschikt, zijn parkeerplekken op bepaalde dagen te reserveren. Via de spelregels ontstaat sturing over wie en
wanneer met de auto naar kantoor komt.

Bijv. door gratis parkeren op woensdag en vrijdag, en tussen 10u-15u mogelijk te maken. Daar waar op het werk betaald parkeren geldt, zijn gratis parkeerdagen en parkeertijden handige sturingsmechanismen voor de spreiding van mobiliteit.

* Maak gebruik van nieuwe technologie om werkplekken en deelmobiliteit te reserveren. Bijv. met behulp van slimme parkeer- en reserveringsapps. Medewerkers kunnen via de app eenvoudig een werkplek of parkeerplek reserveren. De app is ook handig voor inzicht in de bezettingsgraad op kantoor, of inzicht in het aantal beschikbare parkeerplaatsen.

Biedt de mogelijkheid om piekdrukte in het OV te mijden. De NS treinreiziger app toont de drukke momenten en de mogelijkheden om buiten de spits te reizen. Kies om volle treinen te mijden met behulp van informatie over de verwachte bezettingsgraad per treinreis.

Stimuleer flexibel reizen via een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart, en biedt meer keuzevrijheid in vervoersmiddelen. Bijv. stel een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart beschikbaar. Op die manier kan er flexibel worden gereisd en is er keuze voor snelle, passende en duurzame mobiliteit. Meer keuzevrijheid in vervoersmiddelen helpt bij een betere spreiding mobiliteit en ontzorgt medewerkers bij werkgebonden mobiliteit. Werkgevers kunnen sturen door OV en fiets boven het gebruik van de auto te stimuleren.

Werktijd is reistijd. Biedt meer mogelijkheden qua werktijden, dit zorgt voor meer spreiding over de dag en werkweek.

Zorg voor ook flexibiliteit over de dag. Sta toe dat medewerkers eerst een uur ongestoord thuis e-mail kunnen afhandelen om daarna naar het werk te komen. Dat scheelt veel drukte in de spits op de weg en het openbaar vervoer.

• Stimuleer de woensdag en vrijdag als dagen voor fysieke vergaderdagen en spreid de vrije dagen of de thuiswerkdagen over de week.
•  Alleen fysiek overleg tussen 10-15u
  Bijv. leidinggevende en teams stellen samen vergaderprotocollen op. Maak duidelijk onder welke omstandigheden en op welke tijdstippen fysieke vergaderingen plaatsvinden. Dit is een handig sturingsmechanisme om buiten de spits te reizen. Op deze manier wordt kantoor een plek waar fysieke ontmoetingen alleen plaatsvinden wanneer digitaal geen optie is.
• Ontwikkel maatregelen om meer op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn.
  Bijv. door gratis lunch, kinderopvang, gratis parkeren te faciliteren.

Maak afspraken over begin- en eindwerktijden op gebiedsniveau.

Bijv. anders roosteren door werkgevers, combineren met langere openstelling kantoorpanden,
afstemmen met onderwijsinstellingen en/of ziekenhuizen. Door het aanpassen van de werktijden voor en na de spits sturen werkgevers op de typische drukke momenten.

N.B. Faciliteer een data gedreven verandering op drukke gebieden met behulp van een multimodale druktemonitor. De opgave is gericht op het vermijden van de samenkomst van drukke verkeerstromen.

Verdeel het aantal werkplekken over de dag en de week. Door het aantal werkplekken te verminderen ontstaat er invloed over de bezettingsgraad op kantoor. Dit spoort medewerkers aan om meer thuis te werken, en heeft indirect effect op het gespreid over de week te reizen. Bijv. verminder het aantal werkplekken tot 42-57%. Filosofie is: geconcentreerd werken gebeurt thuis en niet op kantoor.

Per 100 medewerkers hebben leidinggevenden dan max. 55-56 zitplekken over de dag en de week te verdelen. Leidinggevende kunnen daarin ofwel sturen of medewerkers vrij laten om te bepalen op welke dagen en tijden er op kantoor wordt gewerkt. Door te sturen op werkplek plafond (max. 55 per 1000 medewerkers) ontstaat er spreiding over de week.

Beleid om gedragsverandering in het reisgedrag te stimuleren via de Activity Based Commuting (ABC) methode.

In principe niet meer zomaar naar kantoor gaan. Maar via de ABC methode bepalen of, wanneer en hoe er naar kantoor wordt gegaan.

• Wat ga ik vandaag doen (werk aan documenten, overleg, ed)
• Waar ga ik dat doen (kantoor, thuis, of elders)
• Wanneer ga ik op pad (als ik niet vanuit huis kan werken)
• Waarmee maak ik de reis? (waarom maak ik de keuze voor dit vervoersmiddel)

Stel regionale flexkantoren beschikbaar waar flexibel kan worden gewerkt, zonder dat de plek een onderdeel van de organisatie is. Deze werkplekken zijn dichter bij huis, waardoor het een goed alternatief voor werken op kantoor is. Dit werkt goed in combinatie met het normeren van het aantal kantoor- en thuiswerkdagen.

Maak samen spelregels voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPO)
• Leidinggevende en teams bepalen samen welke activiteiten thuis en welke activiteiten op
kantoor gebeuren
• Spreek af wanneer er wél op kantoor gewerkt wordt, breng in kaart welke activiteiten
geschikt zijn om face-to-face te doen
• Maak duidelijk wat wel en niet meer kan rond de invulling van werkzaamheden
• communiceer de verandering en spreek elkaar daarop aan
• Leidinggevende en teams bepalen samen de precieze invulling van de TPO-aanpak
• Pas financiële regelingen en budgetten aan als die duurzaam vervoer stimuleren

Ondersteun intrinsieke motivatie om gespreid te reizen over de dag en werkweek
• Waarom willen medewerkers thuiswerken?
• Bied extrinsieke motivatie: activeer de sociale norm en geef elkaar het goede voorbeeld
• Zet positieve stimuli in. Bijv. materiele bonussen, sociale waardering en feedback
• Neem perverse prikkels weg om terugval naar het oude werkgedrag te voorkomen
• Zorg voor een goede balans tussen thuis- en kantoorwerkdagen
• Verlaag vergoedingen voor milieuonvriendelijke mobiliteit, stimuleer duurzame mobiliteit

Bedrijfscultuur bij spreiden over de dag en week gaat uit van onderling vertrouwen i.p.v. controle
• Stuur op output en aanwezigheid i.p.v. bereikbaarheid
• Laat medewerkers zelf uitspreken waarom zij op bepaalde dagdelen/dagen willen
thuiswerken
• Baseer beloningen en promoties op prestaties, niet op zichtbaarheid
• Leer leidinggevenden nieuwe vaardigheden die leidinggeven op afstand mogelijk maken

Is er voldoende ruimte beschikbaar voor fysieke afspraken? Welke afspraken maak je hierover?

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
Bedrijf is coronaproof ingericht. Er wordt op dit moment een nieuw huisvestingsplan opgesteld,
waarin het kantoor (gedeeltelijk) een andere functie krijgt waarbij ontmoeting centraal komt te
staan. Het pand zal dus naast een werkplek ook als ontmoetingsplek dienen. Het is belangrijk dat we
samen de verbinding en de cultuur van de organisatie blijven voelen. In het huisvestingsplan worden
de functies van de verdiepingen en vleugels toegelicht maar zal ook worden ingegaan op wat Corona,
naast dat we coronaproof zijn ingericht, voor werkgever betekent op facilitair gebied? Hierbij valt te
denken aan aanschaffen extra meubilair.

Er zijn voor iedereen werkplekken en er worden extra ontmoetingsplekken en multifunctioneel
ruimtes gecreëerd. Verder is er voor iedere werknemer een locker aanwezig voor de persoonlijke
spullen en hygiëne en blijft de clean desk policy van toepassing.

Bespreek met elkaar hoe deze medewerkers elkaar wel blijven ontmoeten. Een werkgever bepaalt bijvoorbeeld hoe vaak medewerkers elkaar fysiek mogen ontmoeten.

Praktijkvoorbeeld bedrijf Z

De werknemer is zowel telefonisch, per mail en/of digitaal bereikbaar, waarbij beeldbellen de voorkeur heeft. (via de door de werkgever ter beschikking gestelde digitale middelen, onder andere Teams).

Maak een korte handleiding met daarin een beschrijving van online veiligheid en de afspraken die hiervoor gelden.

Praktijkvoorbeeld bedrijf K

De medewerker zorgt en is verantwoordelijk voor de veiligheid c.q. beveiliging van de eventueel meegenomen (elektronische) documenten/dossiers en houdt zich aan de binnen de bij werkgever geldende privacyreglement.

Niet voor alle zakelijke afspraken is het nodig elkaar live te zien. Door ook op kantoor teleconferencing aan te bieden, verminder je zakelijk verkeer. Stel richtlijnen op voor videobellen. Bijvoorbeeld 2 van de 3 overleggen gaan per video en 1 fysiek. Werkt iemand volledig thuis, dan zijn ritten naar het werk aan te merken als dienstreizen.

Vanaf 1 oktober 2021 moeten alle woon-werkkilometers worden geregistreerd wanneer een medewerker 19 cent per km wil ontvangen.  Alleen de werkelijk gemaakte kosten komen nog voor vergoeding in aanmerking. Registratietools met eventueel een mobiliteitskaart, zoals Mobility Mixx of Reisbalans, kan een oplossing bieden.

Praktijkvoorbeeld bedrijf P

Als de werknemer structureel gaat thuiswerken, kan dit van invloed zijn op de tegemoetkoming in de kosten van het woon-werkverkeer. De hoogte van de tegemoetkoming in de kosten van het woon-werkverkeer wordt in dat geval automatisch door de salarisadministratie aangepast.

Praktijkvoorbeeld bedrijf x

Als je bij bedrijf x op minder dan 10 kilometer van zijn/haar werk woont, krijgt je alleen een kilometervergoeding als je op de fiets of lopend komt. Woon je verder weg, dan krijg je ook een kilometervergoeding als je met de auto komt, maar die is beperkt tot 20 kilometer enkele reis. Sta je liever niet in de file, dan kun je ook (deels) thuiswerken en dan krijg je daar een  vergoeding voor van € 2 per thuiswerkdag. Reizen met het openbaar vervoer wordt sowieso volledig vergoed.  Een medewerker zit zelf aan de knoppen: ga ik naar kantoor of werk ik vandaag thuis? Bij dat hele pakket vonden ze de term waarjewerkt-regeling het beste passen!

Je geeft achteraf per maand aan waar je hebt gewerkt en, indien van toepassing, hoe je hebt gereisd. Die gegevens voert de medewerker in in het personeelsregistratiesysteem en de volgende maand ziet de medewerker de vergoeding waarop recht is terug op de salarisstrook.